Gli stati d’ansia sono generalmente associati ad una perdita di controllo. Quando il tempo ci sfugge e non siamo in grado di maneggiarlo è più probabile attivare una risposta di allarme che si traduce in stress e stati d’ansia generalizzata. In questi casi, gestire bene il tempo può avere un doppio beneficio: rendere più efficace la nostra organizzazione quotidiana e contenere l’ansia.

Ciascuno di noi può tollerare una limitata perdita di controllo, superata la quale entra in uno stato di agitazione e di ansia. Se temporaneo, questo stato è funzionale ad attivarsi per ristabilire l’equilibrio, ma se si protrae diventa disfunzionale e patologico. In molti casi l’ansia ha a che fare con la gestione dei confini e del tempo e con la sensazione di non poterlo gestire ed esserne sopraffatti. Il tempo, che nella rappresentazione mitologica mangia i propri figli, a volte minaccia di inghiottirci e noi rischiamo di perderci. Mantenere un orientamento e una gestione salda del tempo ci dà una sensazione di controllo e di benessere, aumenta contemporaneamente il senso di efficacia e tiene a bada l’ansia.

Gestione del tempo: delimitare lo scopo

Per non essere sopraffatti dall’ansia è importante definire confini e limiti chiari allo scopo di ciò che stiamo facendo. Se non è chiaro lo scopo corriamo il rischio di usare male il tempo e di essere inconcludenti, con la sensazione di essere in balia di qualcosa che non siamo in grado di controllare.

Quale risultato voglio ottenere? Cosa mi farà dire questa sera che è stata una buona giornata? Dove voglio arrivare con le attività che ho intrapreso? Queste e altre domande simili sono molto utili a contenere l’ansia e a gestire bene il tempo, mantenere la rotta, il senso di realtà e soprattutto a non auto-ingannarci. Molte persone non si interrogano a sufficienza su ciò che stanno facendo per paura di ciò che potrebbero rispondersi. Mi capita ad esempio, nei percorsi di coaching o di psicoterapia, che la difficoltà a chiarire gli obiettivi celi una sensazione di inadeguatezza o la fatica a desiderare o a fare i conti con la realtà o con la paura di fallire e di essere rifiutati. Lo scopo rimane indefinito perché è molto meglio mantenere vivo un desiderio, ancorché idealizzato, anziché scoprirsi inadeguati a perseguirlo.

Delimitare gli scopi aiuta a gestire il tempo perché dà un’indicazione di ciò che è importante e ciò che è marginale, ciò che è realistico e ciò che invece è idealizzato, ciò che è in carico a noi e ciò che è in carico agli altri. In altre parole, chiarisce in termini un po’ più razionali le nostre responsabilità e margini di manovra e aiuta a ridurre l’ansia.

Contenere l’ansia contenendo il tempo

Gestire l’ansia ha a che fare con l’indirizzare il tempo: se il tempo passa in modo disordinato e inconcludente quando invece ci aspettavamo un tempo fecondo e produttivo siamo colti da scoramento e a lungo andare entriamo in ansia.

Stabilire la giusta quantità di tempo per le attività che svolgiamo è quindi fondamentale, anche se è più un’alchimia che un algoritmo, assomiglia di più ad una ricetta di cucina che a una formula matematica, ed è passibile di continue revisioni sulla base dell’esperienza. Per tenere a bada e gestire l’ansia è opportuno stabile un tempo giusto. Ma quando è giusto il tempo che dedichiamo alle attività?

Innanzitutto il tempo dedicato è giusto quando è proporzionale al valore aggiunto che porta: se all’aumentare del tempo aumenta la qualità di ciò che facciamo, allora stiamo usando il tempo in modo corretto.

Questo criterio va compensato con quello del valore riconosciuto dai nostri interlocutori: i nostri clienti (i colleghi o il capo) sono disposti a riconoscerci il tempo in più o in meno che abbiamo dedicato loro? Non sempre infatti la qualità da noi percepita per il maggiore tempo dedicato è tale agli occhi di coloro per cui stiamo lavorando.

Inoltre, il tempo è quello giusto se corrisponde a quanto avevamo pianificato. Se non è così possiamo chiederci se abbiamo un difetto di quantificazione. Molte persone sottostimano in modo cronico il tempo necessario e finiscono per entrare in ansia: devono quindi imparare a quantificare meglio. Altre invece entrano in ansia perché indugiano eccessivamente in perfezionismi,  sforando in modo sistematico i tempi previsti.

Infine, qualche volta il tempo giusto non siamo noi a stabilirlo ma ce lo ritroviamo già definito. In questi casi è opportuno chiederci qual è il miglior risultato possibile dato il tempo a disposizione, e non sforare all’inseguimento di risultati migliori o idealizzati.

L’ansia degli altri: limitare l’invadenza

Infine, un forte generatore d’ansia sono gli altri, sia quanto sono loro stessi in ansia e la scaricano su di noi con richieste discutibili e inopportune, sia quando perseguono serenamente i loro scopi senza curarsi della nostra agenda.

Lavorare e stare bene significa spesso difendere il confini del nostro tempo dalle incursioni degli altri. Non è facile perché pur dovendoci difendere siamo contemporaneamente chiamati ad instaurare una relazione di servizio e collaborazione. Tuttavia, anche rispetto a ciò abbiamo più possibilità di quel che talvolta pensiamo.

È ad esempio fondamentale decidere i tempi in cui siamo accessibili per gli altri. Ciascuno in base alle proprie ambizioni, tenuta, equilibrio tra vita e lavoro decide le sue finestre di accessibilità e di disconnessione. Talvolta è necessario definirle in modo graduale, “educando” i propri interlocutori agli orari a noi più consoni. Può essere utile mettere qualche filtro, come ad esempio non rispondere sempre e subito alle telefonate o alle e-mail o aspettare evidenti segnali di emergenza prima di attivarsi. È altrettanto importante stabilire preventivamente la durata di incontri e call e, se serve, ribadirlo in avvio di conversazione. Allo stesso tempo, è sempre necessario chiarire o chiedere i tempi di risposta o di consegna e in questo non usare mai il condizionale ma sempre i verbi all’indicativo: gentilezza nella relazione ma fermezza nei contenuti.

Ultime raccomandazioni: per poter gestire il tempo e gestire l’ansia è necessario non fondare la propria professionalità sulla disponibilità incondizionata, che talvolta è paradossalmente poco professionale, non desiderare di piacere a tutti e prendere confidenza con l’imperfezione, la nostra prima di tutto!

Queste condizioni possono essere emotivamente costose, ma sono spesso la moneta di scambio per stare bene e lavorare con meno ansia.

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